Автоматизация бизнес-процессов: как не допустить ошибок и вывести компанию на новый уровень

В современном мире автоматизация перестала быть модной тенденцией и превратилась в необходимость для успешного ведения бизнеса. Компании, стремящиеся к росту и конкурентоспособности, всё чаще обращаются к решениям, которые помогают оптимизировать внутренние процессы, снижать издержки и повышать качество продукции и услуг. Однако внедрение автоматизации — это не просто покупка программного обеспечения, а целый стратегический процесс, требующий тщательного анализа и грамотного подхода. Важно понимать, какие задачи она должна решать и каких ошибок следует избегать, чтобы автоматизация действительно стала мощным инструментом на пути к успеху. О том, как лучше проводить автоматизацию, рассказала эксперт по бухгалтерскому учёту и налогам Юлия Кондратьева.

Справка об эксперте: Юлия Кондратьева — специалист по налогам и налогообложению, владелец группы компаний по автоматизации бизнеса и бухгалтерскому аутсорсингу «Юнион IT».

Автоматизация – это не просто тренд, а мощный инструмент, который позволяет компаниям достигать поставленных целей. В современном бизнесе всё крутится вокруг данных: продукты (услуги, товары) компании; клиенты, поставщики, лиды, сотрудники, маркетинг, деньги, обратная связь, финансовый результат и т. д. Постоянный круговорот этих данных образует бизнес-процессы.

Бизнес-процесс – это как рецепт, по которому работает компания. Это последовательность шагов, выполняемых в определённом порядке, чтобы получить желаемый результат. Процессы могут быть простыми, считанными шагами, или сложными, с множеством взаимосвязей и зависимостей. Автоматизация бизнес-процессов – это как доверить рутинную работу надёжному помощнику. Представьте, что ваши операции, от обработки заказов до анализа продаж, выполняются программным обеспечением, освобождая вас и ваших сотрудников для более стратегических задач.

На рынке представлено множество решений, таких как 1С, Битрикс24, Контур, Мой Склад, СБИС, iiko, Dikidi, Трактир, БизнесРу, YCLIENTS, каждое из которых имеет свои сильные стороны.

Что же даёт автоматизация?

• повышение эффективности труда: Сотрудники могут сосредоточиться на творческих и аналитических задачах, а не на рутине;
• оптимизация ресурсов предприятия: Уменьшение затрат на время, рабочую силу и возможные ошибки;
• улучшение качества продукции и услуг: Точность и скорость выполнения операций приводят к повышению качества;
• снижение человеческих ошибок: Программное обеспечение не устаёт и не допускает типичных оплошностей;
• усиление инструментов аналитики: Автоматизация собирает и обрабатывает данные, предоставляя ценную информацию для принятия решений.

Но почему же иногда, внедрив программу, мы не чувствуем облегчения?

Часто это связано с ошибками:

1. Отсутствие анализа бизнес-процессов: Автоматизация без понимания своих процессов – это как ехать в путешествие без карты.
2. Неверное выбор программы: не каждая программа подходит для каждой компании.
3. Слепое следование чужому опыту: «У соседа хорошо, значит, и у меня сработает» – не всегда верный подход.
4. Самостоятельная настройка без экспертной помощи: Сложные системы требуют профессионального подхода.
5. Фокус только на цене: Дешевле не всегда значит лучше. Важно учитывать функциональность, поддержку и репутацию поставщика.
6. Недостаточная проверка поставщика: Важно узнать об опыте, кейсах и отзывах о компании-разработчике.
7. Отсутствие обучения сотрудников: Люди должны уметь пользоваться инструментом, чтобы он приносил пользу.
8. Нехватка инструкций по работе с программой: Документация – это ключ к успешной эксплуатации системы.

Автоматизация – это мощный инструмент, но для того, чтобы он принёс пользу, нужно подойти к его внедрению взвешенно и стратегически. При таком подходе автоматизация может кардинально изменить ваш бизнес.

Прежде чем начать, задайте себе несколько ключевых вопросов:

1. Какую цель мы преследуем? Хотим ли мы повысить эффективность, оптимизировать ресурсы, улучшить качество продукции или всё сразу?
2. Что именно мы хотим автоматизировать? Определите конкретные процессы, которые нуждаются в оптимизации, и подумайте о том, какие процессы могут понадобиться в будущем.
3. Какое оборудование будет интегрировано? Сканеры, кассы, весы, принтеры – всё это должно работать в унисон с выбранной системой.
4. С какими государственными информационными системами (ГИС) нам нужно взаимодействовать? ЕГАИС, Меркурий, Честный знак – убедитесь, что выбранное решение поддерживает необходимые интеграции.
5. Какие отчёты нам нужны для анализа и принятия решений? Определите, какие данные вам необходимы для эффективного управления.
6. Нужен ли нам обмен данными с сайтом? Если да, то убедитесь, что выбранная система поддерживает эту функциональность.
7. Каков наш бюджет на автоматизацию? Определите, сколько вы готовы вложить в этот проект.

Выбирая поставщика программного обеспечения, будьте внимательны:

1. Рассмотрите несколько вариантов. Не останавливайтесь на первом попавшемся предложении.
2. Тщательно изучите сайт поставщика. Обратите внимание на информацию о продукте, кейсах, отзывах клиентов.
3. Почитайте отзывы о компании. Что говорят о ней другие пользователи?
4. Узнайте о регалиях и наградах компании. Это говорит о её профессионализме и надёжности.
5. Попросите контакты клиентов, с которыми компания уже работала, и свяжитесь с ними напрямую. Это даст вам ценную информацию из первых рук.
6. Обратите внимание на то, сколько вопросов задаёт вам поставщик. Чем больше вопросов, тем лучше – это говорит о его заинтересованности в вашем бизнесе.
7. Уточните, есть ли у поставщика команда специалистов, способных оказать вам необходимую поддержку.

Автоматизация – это мощный инструмент, который может:

• улучшить управление компанией;
• послужить средством анализа и принятия решений;
• обеспечить хранение и анализ огромных объёмов данных;
• помочь найти ответы на любые вопросы, связанные с бизнес-процессами.

Важно помнить: универсального подхода к автоматизации не существует. Каждый бизнес уникален и требует индивидуального решения.